Ing. Jorge Rojas Meckbel
Ingeniero en Producción Industrial
¿Sabías que la automatización robótica de procesos se ha convertido en un valor estratégico clave para la transformación digital, como herramienta que mejora la productividad y calidad en el trabajo?
La empresa consultora Deloitte en el artículo publicado en 2017 “The robots are ready. Are you? menciona que los beneficios logrados con RPA tales como una mayor conformidad, calidad y productividad mejorada sigue siendo alta (en el rango de 85% al 92%). [1]
Las plataformas RPA actuales ayudan a las empresas a utilizar la mano de obra digital mediante herramientas sencillas de aprender y manipular, pero a su vez lo suficientemente robustas para crear soluciones complejas. La integración de otras tecnologías de automatización (como minería de procesos, procesamiento inteligente de documentos, integración de API y el desarrollo de código bajo, entre otras) dentro de una Plataforma RPA nos brinda un abanico de posibilidades para el logro de nuestros objetivos a través de la construcción de flujos automatizados.
En una visión general el mercado de RPA se valoró en USD 2094.3 millones en 2020 y se espera alcance los USD 9416.82 millones para 2026, durante la pandemia y debido en gran parte a las normas de distanciamiento las soluciones de automatización de procesos experimento un crecimiento significativo [2]
La Automatización Robótica de Procesos es la habilidad que damos a un computador para ejecutar el software de la aplicación exactamente de la misma manera que una persona lo haría. El objetivo que se busca es reemplazar las tareas repetitivas realizadas por humanos por una fuerza de trabajo virtual, reduciendo la carga de trabajo que recae en los humanos en este tipo de tecnologías los humanos gestionan el diseño e implementación, así como la supervisión y control de que nuestro robot se esté ejecutando, ayudando a reducir la tasa de errores y el tiempo de ejecución de las tareas manuales.
En general los robots tipo RPA, a diferencia de Robots Industriales son representaciones de flujos de procesos que ejecutan de manera automatizada los pasos de trabajo en una interfaz de usuario a través de una fuerza de trabajo virtual. Siendo un poco creativos es posible valerse de estos dos mundos en paralelo para agilizar tanto procesos administrativos como industriales al mismo tiempo, reduciendo costos operativos, mejorando la calidad de los productos y servicios lo que se traduciría en una mejora de la eficiencia y productividad al evitar los reprocesos. Así como disponer a la mano de obra humana para generar tareas mucho más complejas y de mayor valor. Por ejemplo, un robot industrial dentro de una fábrica de ensamblaje realiza tareas físicas de colocar piezas en su lugar y apretar tornillos todo con gran precisión, mientras que un RPA agiliza labores administrativas de revisión de inventario de piezas, generación de informes, ingreso de orden de servicio y la misma programación del robot. Mientras que un humano estaría supervisando que todo esto ocurra con su debido control de monitoreo y además mejorando el diseño del proceso y/o producto.
En el mundo RPA y según su función los robots pueden ser “Atendidos y Desatendidos”, en la tabla 1.1 se muestran las principales características de cada uno.
Tabla 1.1
Diferencias entre tipos de Robot
Algunas de las preguntas que nos hacemos antes de iniciar con RPA se pueden transcribir cómo: ¿Qué procesos debería yo Automatizar? ¿Qué Cuidados debo tener en cuenta con RPA? ¿Qué aspectos debo considerar para elegir herramientas RPA? ¿Qué hace que mi proyecto sea exitoso?, trataré de dar respuesta a estas preguntas, respuestas que nos guiarán a tomar la mejor decisión para iniciar con RPA.
¿Qué procesos debería yo Automatizar?
R/ Los procesos estableces y maduros son un candidato idóneo para automatizar, más si estos son altamente manuales y repetitivos, así como si cuentan con instrucciones claras de los pasos necesarios para su ejecución.
¿Qué Cuidados debo tener en cuenta con RPA?
R/ Son varios los factores que debemos de tener en cuenta en el momento de gestionar nuestro robot tales como posibles riesgos operativos, conflicto de interés, falta de un programa de continuidad comercial al generar dependencia con nuestro Bot sin considerar posibles fallos y disponibilidad, así como la falta de gestión de credenciales donde se utilizan usuarios genéricos, cuentas de usuario compartidas o en claro que brindan oportunidades para el fraude. Los errores de configuración y falta del manejo de excepciones por parte de nuestro Bot podrían generar inconsistencia del RPA. De igual forma el incumplimiento de la confidencialidad de datos podría estar presente, con la ejecución manual existe la posibilidad que se detecten errores sin embargo con RPA no se espera que se generen alertas. Por tanto, es recomendable tener presente este tipo de factores al planificar y diseñar nuestro robot.
¿Qué aspectos debo considerar para elegir herramientas RPA?
R/ Una herramienta RPA debe ser fácil de utilizar y poseer un diseño de interfaz amigable, con capacidades de “low code o código bajo” y lograr un crecimiento rápido por parte del cliente. La herramienta RPA que usemos debe tener características integradas para monitorear inconsistencias de ejecución, así como ser flexible y soportar la prueba del tiempo con una hoja de ruta que especifique objetivos, hitos y plazos para nuevos lanzamientos, por ejemplo, la implementación de características de Inteligencia Artificial en próximas versiones de la aplicación. Es muy importante lograr la escalabilidad de nuestras soluciones, para ello la herramienta RPA debería estar en la capacidad de no obstaculizarnos en el crecimiento de nuevas funciones tales como permitir múltiples ejecuciones, ajustarse a diferentes sistemas operativos, así como a navegadores y dispositivos.
¿Qué hace que mi proyecto sea exitoso?
R/ Transmitir una gobernanza sólida asegurando requerimientos de seguridad, escalabilidad, auditabilidad y administración de cambios. Crean compromiso operacional.
Así como la existencia de un modelo de operación robótica eficiente y un patrocinador a nivel ejecutivo sugiere una adopción cultural fuerte donde los posibles conflictos de interés al reducir gastos y horas se pueden manejar de forma eficiente y estratégicamente, permitiendo que las personas no se ven amenazadas por RPA y al contrario ven la oportunidad de generar valor en la empresa trasladando funciones operativas y repetitivas que antes eran manuales a tan solo labores de gestión y control.
El cuadrante mágico de Gartner es una referencia confiable sobre cuáles son los principales actores de este tipo de tecnología. En la figura 1.1 se muestra el cuadrante mágico de Gartner sobre herramientas RPA disponibles en el mercado. Los proveedores se clasifican en cuatro categorías en un cuadrante mágico: Líderes, Visionarios, Nicho y Retadores. Los líderes son los que tienen la mejor capacidad de ejecución y la completitud de la visión. En la categoría de líderes podemos ubicar plataformas RPA como UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism, Microsoft o Nice.
Las plataformas que se posicionan en el cuadrante de líder por lo general disponen tanto un servicio On-Cloud como On-Premises, adicional incluyen capacidad de APIs, orquestación de procesos, asistentes de automatización, herramientas de análisis de datos, Inteligencia Artificial (AI) y Machine Learning (ML), también ofrecen la integración con Marketplace para obtener características premium y un centro de excelencia que cuenta con gran cantidad de documentación para soporte y entrenamiento con respaldo de una gran comunidad de desarrollados así como de empresas consultoras que proveen la solución. Es de resaltar que existe una hoja de ruta bastante clara, por ejemplo, actores como UiPath, Automation Anywhere y Microsoft tiene como hito integrar la Inteligencia Artificial Generativa y ampliar temas de innovación y mejorar la estrategia de producto.
Figura 1.1 Cuadrante Mágico de Gartner para Tecnologías RPA.
Seguidamente propondré algunos casos de uso en los que la tecnología RPA nos puede ayudar ver tabla 1.2, es importante hacer énfasis en el alcance del RPA donde el principio es lograr implementar una fuerza laborar digital que ejecutará las mismas funciones en el entorno digital que ejecutaría un ser humano, lo anterior con mayor precisión y velocidad siendo estas soluciones holísticas a problemas que en ocasiones podrían ser tratados de diferente forma con tecnologías más caras y complejas de implementar. La decisión de usar RPA radica en la facilidad de diseño e implementación si contamos con la herramienta adecuada.
Conclusiones y Recomendaciones
- Se estima un incremento de 3.5 veces para 2026 en relación al valor invertido en tecnologías RPA en 2022.
- La tecnología RPA mejora en el rango de 85 a 92%, la conformidad, calidad y productividad de los procesos.
- Los procesos ideales para automatizar son los procesos estándar con reglas predefinidas.
- La posibilidad de integrar otras herramientas en la plataforma RPA nos brinda mayores capacidades de innovación.
- Debemos minimizar los riegos potenciales del RPA para lograr una mejor aceptación de nuestro robot.
- Una gobernanza sólida, garantiza el éxito de nuestro proyecto RPA
- Gartner es un referente confiable para buscar sobre tecnologías RPA
- Se recomienda una hoja de ruta clara sobre las herramientas RPA de parte del fabricante
Bibliografía
[1] Deloitte.” Estamos preparados para la automatización de procesos a través de robots”. Deloitte. [En línea]. Disponible en: https://www2.deloitte.com/es/es/pages/strategy-operations/articles/encuesta-robotics.html. Acceso: 18-08-2023
[2] HIXSA. “7 Claves para elegir una solución RPA. Robotic Process Automation”. HIXSA. [En línea]. Disponible en: https://docplayer.es/210537970-7-claves-para-elegir-una-solucion-rpa-robotic-process-automation.html. Acceso: 21-08-2023